Protokoły notarialne, zgodnie z art. 104 ustawy z dnia 14.02.1991 r. Prawo o notariacie, są dokumentami spisywanymi przez notariusza w celu potwierdzenia przebiegu określonych czynności prawnych i faktycznych. Mogą one obejmować:
Protokoły są niezbędnym narzędziem w wielu sytuacjach prawnych. Zapewniają precyzyjną dokumentację zdarzeń i działań.
Protokoły te sporządzane są, gdy jedna ze stron nie stawia się na spotkanie lub odmówi wykonania ustalonej wcześniej czynności prawnej. Na wniosek drugiej strony, notariusz dokumentuje nieobecność oraz okoliczności towarzyszące. Tego typu protokoły notarialne mają duże znaczenie w sytuacjach, gdy strony próbują uniknąć realizacji umowy lub innej obowiązującej czynności.
Jednym z najczęstszych rodzajów protokołów notarialnych są protokoły walnych zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, czy spółek akcyjnych. Dokumentują one przebieg zgromadzeń, wyniki głosowań oraz podejmowane uchwały. Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia Kodeksu spółek handlowych.
Protokoły z zebrań wspólnot mieszkaniowych, choć nie są obowiązkowe, stanowią istotny dowód przebiegu zebrań właścicieli lokali. Zawierają szczegóły takie jak miejsce i czas zebrania, porządek obrad oraz wyniki głosowania nad uchwałami. Dzięki protokołom, właściciele, którzy nie mogli uczestniczyć w zebraniu, mają pełen obraz podejmowanych decyzji.
Często wykorzystywane w trakcie negocjacji i przed podpisaniem umów przedwstępnych, protokoły uzgodnień stanowią cenną dokumentację ustaleń stron, które mogą zostać później uwzględnione w treści umowy głównej. Są one doskonałym narzędziem do weryfikacji wcześniejszych porozumień i zapewnienia, że każda strona rozumie i akceptuje ustalenia.
Sporządzenie protokołu notarialnego zazwyczaj inicjowane jest na wniosek jednej lub obu stron, które chcą udokumentować określoną czynność prawną lub faktyczną.
Strony dostarczają notariuszowi niezbędne dokumenty, takie jak dowody tożsamości, pełnomocnictwa, wezwania czy inne dokumenty potwierdzające okoliczności danej czynności.
Notariusz spisuje protokół w formie aktu notarialnego, uwzględniając przebieg zdarzenia, oświadczenia stron, ich stawiennictwo lub niestawiennictwo, oraz inne szczegóły dotyczące danej czynności.
Po spisaniu protokołu, strony składają swoje podpisy, a notariusz opatruje dokument pieczęcią i własnym podpisem. Protokół zostaje wydany stronom jako oficjalny dokument potwierdzający przeprowadzone czynności.
