Notariusz odgrywa ważną rolę w procesie zbycia nieruchomości, zgodnie z przepisami polskiego prawa. Jego obowiązki obejmują zapewnienie prawidłowości i zgodności z prawem każdej transakcji związanej z obrotem nieruchomościami, w tym ujawnienie nieruchomości w odpowiednich rejestrach, takich jak księgi wieczyste oraz ewidencja gruntów i budynków. Notariusz jest zobowiązany do dokładnego sprawdzenia stanu prawnego nieruchomości, weryfikując jej własność, ewentualne obciążenia oraz wartość. Działa jako neutralny uczestnik procesu, dbając o interesy obu stron i przestrzegając zasad prawa. Jego obowiązki i uprawnienia są szczegółowo określone w ustawie Prawo o notariacie z dnia 14 lutego 1991 r., która gwarantuje, że wszystkie czynności dokonywane w obecności notariusza mają pełną moc prawną i są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Notariusz ma obowiązek zawrzeć w akcie notarialnym wniosek o wpis do księgi wieczystej oraz złożyć ten wniosek bezpośrednio po sporządzeniu aktu. Obejmuje to także obliczenie, pobranie i wpłatę stosownej opłaty sądowej, której wysokość jest ujawniona w akcie notarialnym. Jeżeli akt notarialny przenosi, zmienia, zrzeka się lub ustanawia prawo, które może być ujawnione w księdze wieczystej, notariusz jest zobowiązany do złożenia odpowiedniego wniosku w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe – i to najpóźniej w dniu sporządzenia aktu. Na życzenie strony, notariusz może również dołączyć żądanie innego wpisu, np. wynikającego z zawarcia umowy przedwstępnej. Złożenie wniosku przez notariusza traktowane jest jako złożenie go przez stronę, co przyspiesza proces i zapewnia jego zgodność z przepisami.
Notariusz przeprowadza strony przez formalności związane z transakcją kupna-sprzedaży nieruchomości, informując wcześniej o wymaganych dokumentach. Kupujący musi dostarczyć umowę majątkową (w przypadku rozdzielności majątkowej) oraz dokumenty kredytowe, jeśli finansuje zakup kredytem hipotecznym. Sprzedający przygotowuje m.in. odpis z księgi wieczystej, zaświadczenie o braku zaległości w opłatach, akt notarialny potwierdzający nabycie mieszkania oraz zaświadczenie o braku zameldowanych osób. W przypadku zawarcia umowy przedwstępnej strony powinny dołączyć ją do dokumentacji. W dniu podpisania aktu notarialnego obie strony okazują dowody osobiste, a dane te są wcześniej przekazywane notariuszowi, aby umożliwić przygotowanie aktu.
Notariusz sprawdza dowody tożsamości kupującego i sprzedającego oraz upewnia się, że wszystkie wymagane dokumenty zostały dostarczone.
Notariusz odczytuje treść aktu notarialnego, wyjaśniając szczegóły transakcji i upewniając się, że obie strony rozumieją zawarte w nim postanowienia.
Po akceptacji treści aktu kupujący i sprzedający składają podpisy, a notariusz poświadcza akt swoim podpisem i pieczęcią, nadając mu moc prawną.
Notariusz składa wniosek o wpisanie nowego właściciela do księgi wieczystej i dokonuje formalności związanych z opłatami sądowymi.
